Optimierte Verwaltung dank Fuhrpark Software

Mehr Zeit im Alltag: Wie die Fuhrpark Software den Verwaltungsaufwand minimiert.

In den meisten Unternehmen ist die Fuhrparkverwaltung intransparent und ineffizient. Das liegt vor allem daran, dass es besonders bei Unternehmen mit kleinen Fuhrparks oft keine eigene Abteilung für die Fuhrparkverwaltung gibt. Hinzu kommt, dass die Flottenverwaltung in drei von vier Unternehmen auf mehrere Personen aufgeteilt ist – wie eine Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement und Dataforce von 2017 belegt.

Dies deutet darauf hin, dass besonders bei kleinen Fuhrparks die Verwaltung und Organisation ineffektiv ist. Dabei birgt eine professionelle Flottenverwaltung mit einer smarten Fuhrpark Software enorme Einsparungspotenziale – auch bei einer Flotte mit weniger als 20 Fahrzeugen.

Denn viele der zeitaufwendigen Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement können durch digitale und automatisierte Prozesse erheblich vereinfacht werden. Um die größten Zeitfresser und dementsprechend das Optimierungspotenzial zu identifizieren, bedarf es einen kurzen Blick in den derzeitigen Status Quo.

Status Quo der Tätigkeiten in der Fuhrparkverwaltung

Aufgabenverteilung und zeitlicher Umfang der Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement

Laut der Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement beansprucht die Abwicklung von Schäden nahezu ⅓ der Zeit, die für das Fuhrparkmanagement aufgebracht wird. Die Schadensabwicklung ist somit die zeitintensivste Tätigkeit. Die zweitaufwändigste Tätigkeit ist laut der Studie die Beschaffung von neuen Fahrzeugen, die etwa ⅕ der Zeit beansprucht. Kontrollaufgaben, die Instandhaltung der Fahrzeuge und die Poolfahrzeugverwaltung hingegen beanspruchen jeweils etwa 10% der Zeit.

Dies zeigt, dass die Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement sowohl umfangreich als auch vielfältig sind und Fuhrparkmanager dadurch Gefahr laufen ineffizient zu arbeiten. Besonders deshalb, weil die beiden zeitintensivsten Tätigkeiten – im Normalfall – keine wöchentlich wiederkehrenden Aufgaben sind, wie etwa die Instandhaltung oder Kontrollaufgaben.

Hinzu kommt, dass die beiden zeitaufwendigsten Aufgaben einen höheren Kommunikationsaufwand bedeuten und somit abermals die Gefahr der Ineffizienz erhöhen. Schließlich sind eine Vielzahl an Stakeholdern involviert, wie Werkstätten, Leasinganbieter, und Versicherungsunternehmen, mit denen Flottenmanager sich absprechen und koordinieren müssen.

Ein weiterer Grund für eine ineffiziente Flottenverwaltung ist die Vielzahl an unterschiedlichen Systemen und Programmen, die für die einzelnen Tätigkeiten genutzt werden müssen. Allein für die Abwicklung eines Schadens beispielsweise muss der Fuhrparkmanager telefonieren, Unterlagen heraussuchen und überprüfen, E-Mails schreiben, Kalendereinträge erstellen und eine Vielzahl an Tabellen und Listen pflegen. Die Fahrzeugbeschaffung folgt einem ähnlichen Muster, beinhaltet aber noch das zeitintensive Vergleichen von Offerten. Die mangelnde Datentransparenz, die dadurch entsteht, hat zur Folge, dass Optimierungs- und Einsparungspotenziale häufig nicht erkannt werden.

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Mehr Effizienz dank digitaler Prozesse

In vielen Unternehmen scheint im Fuhrparkmanagement ein roter Faden zu fehlen – ein System, das sämtliche Prozesse der Wertschöpfungskette strukturiert und vereinheitlicht. Eine Fuhrpark Software mit einer ausgeklügelten Logik kann der Ineffizienz ein Ende setzen. Denn durch die Digitalisierung der verschiedenen Aufgaben und Teilbereiche können zahlreiche Prozesse automatisiert werden, sodass dadurch nicht nur der Verwaltungsaufwand minimiert wird, sondern auch Transparenz geschaffen wird. Mit Hilfe der folgenden Feature und Lösungen kann dies erzielt werden.

Digitales Schadenmanagement

Da besonders die Abwicklung von Schäden viel Aufwand mit sich bringt, birgt gerade dieser Bereich enorme Einsparungspotenziale. Der Vorteil der digitalen Schadensabwicklung mit Hilfe einer Fuhrpark Software liegt vor allem darin, dass sämtliche benötigte Unterlagen zentral an einem Ort zu finden sind. Fuhrparkverwalter können mit wenigen Klicks das betroffene Fahrzeug, die entsprechenden Versicherungsbedingungen und den Bearbeitungsstatus des Schadens einsehen. Außerdem können mit AZOWO Unfälle und Schäden direkt über das Webportal gemeldet oder angelegt werden.

Digitales Aufgabenmanagement

Eine weitere Möglichkeit Aufwand einzusparen liegt im digitalen Aufgabenmanagement. Denn sämtliche Aufgaben, die bei der Abwicklung eines Schadens anstehen, können ganz bequem über das Webportal angelegt und zugewiesen werden. Danach erhalten Werkstätten, Lieferanten oder Fahrer automatisch eine E-Mail. Doch auch andere Aufgaben, wie Hauptuntersuchungen oder Wartungstermine können so zugeteilt werden.

Automatisierte Terminverwaltung

Da auch Kontrollaufgaben im Fuhrparkmanagement einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit beanspruchen, kann auch hier die Automatisierung dazu beitragen, effizienter zu arbeiten. Mit Hilfe der automatisierten Terminverwaltung und -kontrolle, wie auch AZOWO sie beinhaltet, verpassen Fuhrparkmanager keine Termine mehr und werden automatisch an die UVV, das Ende der Leasingverträge oder ausstehende Führerscheinkontrollen erinnert.

Transparente Kostenaufstellungen

EIne Fuhrpark Software bringt noch weitere Einsparungspotenziale mit sich. Denn dank der Strukturierung und Vereinheitlichung sämtlicher Fuhrparkdaten, können diese gesammelt in übersichtliche Statistiken übersetzt werden. So erhalten Fuhrparkmanager blitzschnell exakte Schadensstatistiken und Kostenaufstellungen, um bei Versicherungsfragen datengetriebene Entscheidungen treffen zu können.

Elektronisches Dokumentenmanagement

Allen digitalisierten und automatisierten Prozessen liegt ein zentrales Element zugrunde, das wesentlich dafür verantwortlich ist, die Fuhrparkverwaltung effizienter zu gestalten. Mit Hilfe eines einheitlichen, elektronischen Dokumentenmanagements können sämtliche Tätigkeiten schneller und einfacher erledigt werden. Mit AZOWO werden alle Dokumente elektronisch gespeichert und zentral in einem cloud-basierten Tool abgspeichert. So können alle Daten jederzeit und von überall aus eingesehen werden. Rechnungen, Belege und andere Dokumente können bequem hochgeladen werden und das smarte Tool erlernt das Auslesen der verschiedenen Layouts, sodass das händische Eintragen von beispielsweise Rechnungsnummern entfällt.

Weniger Aufwand bedeutet weniger Ausgaben

Eine digitale Fuhrparklösung kann den Alltag eines Flottenmanagers also maßgeblich erleichtern. Doch damit nicht genug. Denn eine Studie der Lünendonk GmbH von 2013 fand auch heraus, dass eine Fuhrpark Software mehr als 60% der Fuhrparkkosten kürzen oder anderweitig optimieren kann. Denn auch im Flottenmanagement gilt: Zeit ist Geld – und beides können auch Sie einsparen.