Optimierte Verwaltung dank Fuhrpark Software

Hätten Sie gewusst, dass Fuhrparkmanager nahezu 30% ihrer Arbeitszeit damit verbringen Schäden abzuwickeln? Oder dass die Fuhrparkverwaltung in jedem dritten Unternehmen von mehreren Personen verantwortet wird? Damit verschenken Unternehmen jedoch enorme Optimierungspotenziale. Erfahren Sie hier, wie eine Fuhrpark Software Unternehmen dabei unterstützen kann den Zeitaufwand im Fuhrparkmanagement erheblich zu senken.


In den meisten Unternehmen ist die Fuhrparkverwaltung intransparent und ineffizient. Das liegt vor allem daran, dass es besonders bei Unternehmen mit kleinen Fuhrparks oft keine eigene Abteilung für die Fuhrparkverwaltung gibt. Hinzu kommt, dass die Flottenverwaltung in drei von vier Unternehmen auf mehrere Personen aufgeteilt ist – wie eine Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement und Dataforce von 2017 belegt.

Dies deutet darauf hin, dass besonders bei kleinen Fuhrparks die Verwaltung und Organisation ineffektiv ist. Dabei birgt eine professionelle Flottenverwaltung mit einer smarten Fuhrpark Software enorme Einsparungspotenziale – auch bei einer Flotte mit weniger als 20 Fahrzeugen.

Denn viele der zeitaufwendigen Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement können durch digitale und automatisierte Prozesse erheblich vereinfacht werden. Um die größten Zeitfresser und dementsprechend das Optimierungspotenzial zu identifizieren, bedarf es einen kurzen Blick in den derzeitigen Status Quo.

Status Quo der Tätigkeiten in der Fuhrparkverwaltung

Laut der Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement beansprucht die Abwicklung von Schäden nahezu ⅓ der Zeit, die für das Fuhrparkmanagement aufgebracht wird. Die Schadensabwicklung ist somit die zeitintensivste Tätigkeit. Die zweitaufwändigste Tätigkeit ist laut der Studie die Beschaffung von neuen Fahrzeugen, die etwa ⅕ der Zeit beansprucht. Kontrollaufgaben, die Instandhaltung der Fahrzeuge und die Poolfahrzeugverwaltung hingegen beanspruchen jeweils etwa 10% der Zeit.

Dies zeigt, dass die Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement sowohl umfangreich als auch vielfältig sind und Fuhrparkmanager dadurch Gefahr laufen ineffizient zu arbeiten. Besonders deshalb, weil die beiden zeitintensivsten Tätigkeiten – im Normalfall – keine wöchentlich wiederkehrenden Aufgaben sind, wie etwa die Instandhaltung oder Kontrollaufgaben.

Hinzu kommt, dass die beiden zeitaufwendigsten Aufgaben einen höheren Kommunikationsaufwand bedeuten und somit abermals die Gefahr der Ineffizienz erhöhen. Schließlich sind eine Vielzahl an Stakeholdern involviert, wie Werkstätten, Leasinganbieter, und Versicherungsunternehmen, mit denen Flottenmanager sich absprechen und koordinieren müssen.

Ein weiterer Grund für eine ineffiziente Flottenverwaltung ist die Vielzahl an unterschiedlichen Systemen und Programmen, die für die einzelnen Tätigkeiten genutzt werden müssen. Allein für die Abwicklung eines Schadens beispielsweise muss der Fuhrparkmanager telefonieren, Unterlagen heraussuchen und überprüfen, E-Mails schreiben, Kalendereinträge erstellen und eine Vielzahl an Tabellen und Listen pflegen. Die Fahrzeugbeschaffung folgt einem ähnlichen Muster, beinhaltet aber noch das zeitintensive Vergleichen von Offerten. Die mangelnde Datentransparenz, die dadurch entsteht, hat zur Folge, dass Optimierungs- und Einsparungspotenziale häufig nicht erkannt werden.