Fuhrparkmanagement

Professionelles Fuhrparkmanagement – vom Aufgabenfeld bis zur Kostenverwaltung

Das Fuhrparkmanagement umfasst im Allgemeinen die Verwaltung, Organisation und Steuerung von Flotten- oder Poolfahrzeugen aller Art, die zu gewerblichen oder gemeinnützigen Zwecken genutzt werden.

Üblicherweise finden sich Fuhrparks in folgenden Branchen und Bereichen:

  • Logistikunternehmen
  • Lieferdiensten
  • Pflegediensten und Krankentransporten
  • Städten und Gemeinden
  • sowie Unternehmen und Institutionen aller Art, die einen erhöhten Mobilitätsbedarf haben

Häufig werden auch die Begriffe Flottenmanagement, Flottensteuerung, Mobilitätsmanagement oder Poolfahrzeugverwaltung synonym für Fuhrparkmanagement verwendet. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen der Verwaltung von Flottenfahrzeugen oder Dienstwagen und der Verwaltung von Poolfahrzeugen.

Zu den regelmäßigen Aufgaben und Pflichten eines Fuhrparkmanagers gehören üblicherweise folgende Tätigkeiten:

Management und Administration:

  • die Organisation der Flottenversicherung
  • das Verhandeln mit Vertrags- und Kooperationspartnern wie Leasing Anbietern oder Werkstätten
  • die Fahrzeugverwaltung, die folgende Bereiche umfassen kann:
  • Risiko- und Schadenmanagement
  • Terminkontrolle und Aufgabenverwaltung
  • Reifenmanagement
  • Service & Wartung
  • Tankkartenverwaltung

Kostenmanagement:

  • die Beschaffung von Fahrzeugen
  • das Controlling, das Reporting und die Optimierung der Fuhrparknutzung und -auslastung

Rechtliches:

  • das Durchführen von Führerscheinkontrollen
  • die Einhaltung und Dokumentation der Halterhaftung
  • Überlassungsverträge erstellen und abschließen
  • die Einhaltung und Kontrolle der Ruhe- und Lenkzeiten der Fahrer
  • Einhaltung der Unfallverhütungsvorschrift

Zusätzlich werden Fuhrparkmanager von Unternehmen mit einem gemeinschaftlich genutzten Carpool auch mit der Organisation und Verwaltung der Buchung, Nutzung und Rückgabe der Poolfahrzeuge betraut.

Da die Digitalisierung auch im Fuhrparkmanagement Einzug erhalten hat, ergeben sich für Fuhrparkleiter immer häufiger neue Tätigkeitsfelder und Herausforderungen. So wird immer häufiger von Mobilitätsmanagement gesprochen, das die strategische Organisation des Mobilitätsbedarfs eines Unternehmens umfasst. Dazu zählt neben der Verwaltung und Organisation des Fuhrparks auch das Controlling und Reporting. So können eventuelle Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden und die Ziele des Unternehmens gesteuert und umgesetzt werden.

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Management und Administration

Zum Alltag eines Fuhrparkmanagers gehören eine ganze Reihe Pflichten, Anforderungen und wiederkehrende Aufgaben. Häufig stehen für die Geschäftsführung jedoch die rechtlichen Pflichten oder das erreichen bestimmter Kosteneinsparungen im Vordergrund, sodass die Verwaltungsaufgaben in Ihrem Umfang und Aufwand häufig unterschätzt oder gar vergessen werden.

Dazu zählen die üblichen administrativen Aufgaben, wie die Datenpflege, die Dokumentenverwaltung und die Terminkontrolle, aber auch Fuhrpark-spezifische Verwaltungsaufgaben, wie das Aufgabenmanagement, die Fahrzeugverwaltung und -kontrolle, sowie das Durchführen von Verhandlungen mit Leasinganbietern, Werkstätten und anderen Dienstleistern. Erfahren sie hier alles rund um das genaue Aufgabenfeld eines Fuhrparkmanagers und wie Sie verschiedene Aufgaben optimieren können.

Doch gerade die Summe dieser scheinbar “kleineren” Aufgaben kann erhebliche Optimierungspotenziale bergen, die nachhaltig dazu beitragen können bestimmte Unternehmensziele schneller zu erreichen. Lesen Sie daher in Kürze hier, wie Sie zum Beispiel Ihren Verwaltungsaufwand minimieren, Optimierungspotenziale schneller erkennen und vieles mehr.

Kostenmanagement

Hätten Sie gewusst, dass Fuhrparkkosten für die meisten Unternehmen die zweitgrößten Ausgaben nach den Personalkosten darstellen? Daher ist es ausgesprochen wichtig, ein transparentes Kostenmanagement in der Fuhrparkverwaltung zu betreiben und umfangreiche und genaue Reportings und Kostenanalysen aufstellen zu können.

Fuhrparkkosten entstehen vor allem durch die Fahrzeugbeschaffung, die Fahrzeugnutzung und gegebenenfalls die Rückgabe der Flottenfahrzeuge. Die zwei größten Kostenblöcke im Fuhrparkmanagement sind Tankkosten und die Kosten der Leasingraten. Doch auch Kosten, die durch Schäden oder Unfälle entstehen, sowie Wartungskosten sind nicht zu unterschätzen. Hier erhalten Sie hilfreiche Tipps, mit denen Sie Kosten bei der Fahrzeugbeschaffung und -wartung einsparen können.

Ein gutes Reporting sollte es Ihnen ermöglichen sowohl die Beschaffenheit des Fuhrparks als auch die des Unternehmens selbst erkennen zu können. Zudem ist es wichtig, Reportings schnell, individuell und regelmäßig erstellen zu können. Nur so können eine effektive Optimierung und eine datengetriebene Entscheidungsfindung gewährleistet werden.

Lesen Sie hier alles rund ums Thema Kostenoptimierung im Fuhrparkmanagement und erhalten hilfreiche Tipps und grundlegende Hinweise.

Leasing

Besonders in großen Unternehmen ist das Leasing die beliebteste Finanzierungsmethode für die Fahrzeugbeschaffung. Tatsächlich finanzieren drei von fünf Unternehmen in Europa Ihre Fuhrparkfahrzeuge via Leasing mit Kilometer- oder Restwertvertrag. Was Sie beim Fuhrparkleasing beachten sollten, ob sich das Leasing für Ihren Fuhrpark lohnt und wie Sie Mehrkilometer vermeiden erfahren Sie in Kürze hier.

Rechtliches

Im Fuhrparkmanagement gibt es allerhand Gesetze und rechtlich verbindliche Pflichten einzuhalten. Denn grundsätzlich unterliegt ein Unternehmen bzw. die Geschäftsführung der Halterhaftung. Diese Verantwortung kann jedoch gänzlich oder teilweise an Einzelpersonen, wie dem Fuhrparkleiter übertragen werden.
Zu den Pflichten eines Fuhrparkmanagers gehört somit die Einhaltung der Unvallverhütungsvorschriften – also die Führerscheinkontrolle, die ordnungsgemäße Fahrerunterweisung und die Fahrzeugprüfung – sowie die Einhaltung der Versicherungspflicht.

Was Sie besonders beachten sollten, wie Sie sämtliche Pflichten ordnungsgemäß erfüllen und wo sich in diesem Bereich Optimierungspotenziale entdecken lassen, erfahren Sie in Kürze hier.