Die Vielfältigkeit der Fuhrparkmanagement Aufgaben

Nur etwa eins von 20 Unternehmen hat eine eigene Abteilung für die Fuhrparkverwaltung. Dies zeigt deutlich, dass das Thema Fuhrparkverwaltung noch viel zu oft vernachlässigt wird – und das trotz der Vielfältigkeit des Tätigkeitsfeldes. Lesen Sie hier alles über die Aufgaben und Pflichten im Fuhrparkmanagement und erhalten Sie wertvolle Tipps zur Optimierung des Verwaltungsalltags.

Die Aufgaben und Pflichten eines Fuhrparkverantwortlichen werden in den meisten Unternehmen noch immer stark unterschätzt. Denn im Vordergrund steht: Fuhrparkmanager sind dafür verantwortlich den Fuhrpark des Unternehmens zu verwalten, zu organisieren und zu steuern. Dass damit jedoch enorme rechtliche und betriebswirtschaftliche Verantwortungen einhergehen, ist vielen Unternehmen gar nicht bewusst.

Tatsächlich belegt eine Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement und Dataforce von 2017, dass nur 5% der Unternehmen mit einem Fuhrpark eine eigene Abteilung für das Fuhrparkmanagement haben. Bei fast 70% der Unternehmen ist entweder die Geschäftsführung selbst oder die allgemeine Verwaltung für die Fuhrparkverwaltung zuständig. Hinzu kommt, dass nur etwa einer von zehn Fuhrparkverantwortlichen sich durch eine Fort- oder Weiterbildung auf die Tätigkeit vorbereitet.

Dies deutet darauf hin, dass das Tätigkeitsfeld noch immer nicht die Beachtung bekommt, die es verdient und benötigt. Zusätzlich laufen Unternehmen durch den Mangel an ausgebildeten Fachkräften Gefahr ihr Fuhrparkmanagement ineffizient und intransparent zu führen. Doch was sind denn konkret die Aufgaben und Pflichten im Fuhrparkmanagement? Und wie können diese optimiert werden?

Übliche Aufgaben eines Fuhrparkmanagers

Neben der Planung und Organisation der möglichst reibungslosen Abläufe im täglichen Fuhrparkbetrieb, haben Fuhrparkleiter auch eine enorme Budgetverantwortung. Hinzu kommen erhebliche rechtliche Verpflichtungen, sowie die Verantwortung strategische Geschäftsziele, wie Prozessoptimierungen oder Kostenreduktionen, einzuhalten.

Nimmt man nun die konkreten Tätigkeiten etwas genauer unter die Lupe, ist zu unterscheiden welche Art von Fuhrpark verwaltet wird. Bei fest zugeordneten Dienstwagen werden Flottenmanager neben der regulären Fahrzeugverwaltung häufig auch mit der Einsatzplanung der Fahrer beauftragt. In Unternehmen mit einem Carpool, bei dem die Fahrzeuge nicht fest zugeordnet sind, ist der Fuhrparkmanager auch für die Koordination und Verwaltung der Poolfahrzeuge zuständig.

Im Allgemeinen jedoch fallen folgende Aufgaben regelmäßig an:

  • Fahrzeugbeschaffung
  • Organisation der Flottenversicherung
  • Instandhaltung der Fahrzeuge
  • Schaden- und Risikomanagement
  • Kontrollaufgaben, wie Führerscheinkontrollen und UVV-Prüfungen
  • Koordinierung mit Kooperations- oder Vertragspartnern
  • Controlling und Reporting der Fuhrparknutzung
  • sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben

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Rechtliche Pflichten eines Fuhrparkleiters

Fuhrparkverantwortliche habe eine ganze Reihe rechtlicher Vorgaben zu beachten, da sie sowohl die Tätigkeiten der Angestellten beaufsichtigen müssen, als auch die Verantwortung für die Verkehrsmittel tragen.

Die zentralen Pflichten für Fuhrparkverantwortliche entstehen im Rahmen der Halterhaftung, die im § 7 StVG geregelt wird. Aus ihr gehen eine Reihe an Pflichten hervor, die vor allem regelmäßige Kontrollen der Fahrzeuge und Fahrer beinhalten. Eine Missachtung dieser Pflichten kann straf- und zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Im allgemeinen gehören zu den Halterpflichten folgende Kontrollen:

  • die Überprüfung der Verkehrstauglichkeit des Fahrzeugs
  • die jährliche Fahrerunterweisung nach den Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
  • und die regelmäßige Führerscheinkontrolle

Die Kontrolle der Verkehrstauglichkeit soll die Verkehrssicherheit garantieren und besteht aus der Hauptuntersuchung, der jährlichen Fahrzeugprüfung nach den UVV und regelmäßigen Sichtkontrollen.

Die Halterpflichten gelten für den Halter der Fahrzeuge, der in der Regel das Unternehmen selbst ist bzw. die Geschäftsleitung dessen. Wird die Halterhaftung an den Fuhrparkleiter übertragen, so ist es besonders wichtig diese Übergabe ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Zusätzliche Pflichten umfassen:

  • das Aufsetzen und Abschließen eines Dienstwagen-Überlassungsvertrags
  • die Organisation des Versicherungsschutzes für die Fahrzeuge und den Arbeitsbereich
  • gegebenenfalls die Beachtung der Lenk- und Ruhezeiten für Fahrer

Optimierte Aufgabenabwicklung

Wir sehen also, dass die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers ebenso vielfältig wie komplex sind. Daher wird eine gute Planung und Organisation vorausgesetzt, um anstehende Aufgaben möglichst effizient abzuwickeln. Unterstützung finden Fuhrparkmanager vor allem durch digitale Lösungen, die verschiedene Prozesse automatisieren und so den Alltag eines Flottenmanagers erheblich vereinfachen können.

Intelligente Dokumentenverwaltung

Eines der zentralen Feature, das die Aufgabenabwicklung erheblich optimieren kann, ist das digitale Dokumentenmanagement. Mit Software-Lösungen wie AZOWO werden sämtliche Dokumente elektronisch gespeichert und können dank der Cloud-Lösung von überall aus verwaltet werden.

Digitales Aufgabenmanagement

Mit Hilfe eines digitalen Aufgabenmanagements können Fuhrparkverwalter Mitarbeitern, Fahrern oder Werkstätten schnell und unkompliziert Aufgaben zuordnen. Die entsprechende Person erhält dann automatisch eine Nachricht und kann diese Aufgaben ebenso einfach als abgeschlossen markieren.

Zentrales Kostenmanagement

Dank der digitalen Speicherung sämtlicher Daten kann das Kostenmanagement viel schneller und einfacher erfolgen. Mit wenigen Klicks können individuelle Kostenaufstellungen und Statistiken erstellt werden, sodass Fuhrparkleiter jederzeit die Gesamtkosten im Blick behalten und schnell Einsparungspotenziale erkennen können.

Aufgrund der umfangreichen Tätigkeiten und rechtlichen Verantwortungen eines Fuhrparkverantwortlichen ist es für Unternehmen äußerst wichtig geschulte Fachkräfte für die Fuhrparkbetreuung einzustellen, statt die anfallenden Aufgaben selbst “nebenbei” zu erledigen.